הדפס מאמר
המשרד טובע בניירות. מכל כיוון מבצבצים מסמכים, קרטונים וקלסרים וכל פיסת מקום פנויה בשולחן מכוסה בערמות גדולות של מסמכים. על המדפים מסודרים קלסרים שמנים בשלשות ואין מקום פנוי ולו גם לעוד קלסר אחד קטן.
בית המלון למסמכים מלא ולא ניתן לקבל עוד אורחים. זה הזמן לפנות מקום לדברים אחרים. אין סיבה שהמסמכים הרבים שלך יתפסו כל חלקה טובה בשטחי המשרד. מחירי השכירות הגבוהים המשולמים כיום אינם מיועדים לאחסון קלסרים עם מסמכים היסטוריים. המשרד מיועד לייצר הכנסות ולא לבזבז כסף על אחסון קלסרים. ככל שכמות המסמכים במשרד גדולה יותר, אתה מפסיד יותר כסף.
איך להיפטר מערמות המסמכים?
יש שתי פתרונות מקובלים למצב כזה – לאחסן את המסמכים בתשלום בבית גניזה או לסרוק את המסמכים המקוריים ולהיפטר מהם לתמיד. את הקבצים של המסמכים הסרוקים אתה משלב במערכת ארכיון דיגיטלי שאתה מתקין במחשבי המשרד.
אם אינך רוצה להוציא כסף על תוכנת ארכיון דיגיטלי שתבצע ניהול מסמכים, אתה יכול לסרוק את המסמכים ולאחסן את הקבצים בתיקיה מיוחדת במחשב, כאשר לכל קובץ יש שם וכל קבוצת קבצים מתויקת בתיקיית משנה.
כאן נשאלת השאלה המתבקשת: אם רוצים לחסוך כסף על אחסון, מדוע להוציא כסף על סריקה?
סריקת מסמכים באמצעות חברת סריקה הרי עולה כסף, אז מצד אחד חוסכים כסף על שטחי אחסון, אבל מצד שני לשירותי סריקה יש עלות כספית לא מבוטלת, היכן החיסכון המובטח?
לסרוק או לשכור סורק?
התשובה נמצאת איפשהו באמצע. יש צורך בהשקעה חד פעמית בסריקה כדי שייווצר חסכון קבוע בעלות האחסון. המשרד המודרני עובר לניהול מסמכים דיגיטלי ואם אינך רוצה לשלם כסף לחברת סריקה שתסרוק את המסמכים שלך, האופציה היא לשכור סורק מסמכים מקצועי ומהיר לסריקת הארכיון שלך ולבצע את הסריקה עם כוח האדם המצוי במשרד.
השכרת סורק מסמכים מהיר וביצוע הסריקה עם אנשי המשרד זו הדרך הזולה ביותר לבצע סריקת מסמכים. אם המסמכים מודפסים על צד אחד, כדאי לשכור סורק המתאים לסריקה חד צדדית. אם המסמכים מודפסים על שני צדדים (כולם או חלקם), אתה צריך לשכור סורק דו צדדי (דופלקס).
בכל מקרה כדאי לשכור סורק מסמכים מקצועי המכיל מזין נייר אוטומטי המאפשר לשים קבוצת מסמכים גדולה ובלחיצת כפתור אחת המסמכים ייסרקו אחד אחרי השני במהירות גבוהה.
כל מסמך שעובר בתעלת הסריקה מייצר קובץ (המהווה צילום של המסמך). סורק מסמכים כזה אינו מתאים לסריקת ספרים, חוברות או מגזינים והוא מיועד בעיקר לסריקת מסמכים בדידים (מהסוג המאכלס קלסרים שמנים).
מדוע כדאי לשכור סורק מסמכים מקצועי?
כדי לבצע סריקת מסמכים במשרד, אתה צריך סורק מסמכים מהיר לארכיון המתאים למשימה זו, סורקים מקצועיים מהסוג הנמצא בשימושן של חברות סריקה.
סורק מקצועי לארכיון כזה עולה אלפי שקלים, וכדי לחסוך את עלות הרכישה של הסורק, כדאי לשכור סורק מקצועי מהיר במחיר של כ- 500 שקלים לחודש (בדרך כלל בפרק זמן זה ניתן לסרוק את כל הקלסרים שלך). בדרך זו אתה חוסך כסף, מסלק את ערמות המסמכים ומפנה מקום במשרד.
אין במאמר זה המלצה. כל פעולה שתנקטו היא על אחריותכם בלבד.
אודות יוחאי ר
סקאנבוק מציעה תוכנית השכרת סורקים עפ"י כמות סריקה. סקאנבוק משכירה מגוון סורקי מסמכים מהירים לסריקת ארכיון. השכרת סורקים מסקאנבוק היא הדרךהזולה ביותר לסריקת מסמכים. אם אתם רוצים לבצע סריקת מסמכים לארכיון דיגיטלי, השכרת סורק מסמכים מקצועי מסקאנבוק הוא הפתרון הזול והטוב ביותר. סקאנבוק מציעה סריקת מסמכים בגדלים שונים, סריקה בצבע, מפתוח, OCR עברי ואנגלי, סריקת תמונות, הקמת לשכות סריקה, פתרונות סריקת מסמכים לארכיון, סורקים לארכיון, תוכנות OCR, עבודות סריקת מסמכים ותמונות, פתרונות סורקים A4 ,A3 , סורקי מסמכים לארכיון.
הדפס מאמר
גרסת הדפסה למאמר:
http://www.publisher.co.il//article/27517/סריקת-מסמכים-למה-לקנות-סורק-מקצועי-אם-אפשר-לשכור