5 סיבות טובות לסריקת מסמכים בבית ובמשרד | Publisher
מאמרים ותוכן איכותי להפצה חופשית ברשת

שלום, אורח

זכור אותי

שחזור סיסמא

קטגוריות


5 סיבות טובות לסריקת מסמכים בבית ובמשרד

פורסם בתאריך 11/06/2012 ע"י Doc.Tor Tomax בקטגוריה אינטרנט ומחשבים | צפיות: 799 | התחבר לדירוג המאמר

תגיות המאמר: סריקה, ניהול מסמכים, ארכיון דיגיטלי, סריקת מסמכים, workflow

1. בגלל שאתם רוצים לערוך מצגת ליום-הולדת 80 לסבא.
אין כמו תחושת הנוסטלגיה בפתיחת אלבומי התמונות הישנים והתבוננות בתמונות מהילדות, מהצבא, מהקיבוץ, מהחתונה ומתקופת הילדות של הילדים. אבל בואו נהיה כנים: לתמונות האלו יש חותמת "פג תוקף" עליהם (אתם מוזמנים לגשת למדף, לשלוף את האלבומים ולראות כמה התמונות הצהיבו או התבהרו מאז הפעם האחרונה), נוסף על כך, אלבומי התמונות תופסים המון מקום על המדף, ואתם מציצים בהם בתדירות של רק פעם בשנה, לא חבל?
באמצעות פעולות טכנולוגיות תוכלו לסרוק את אלפי התמונות שבאלבומים בביתכם (אם סריקת כל התמונות היא מלאכה מייגעת עבורכם או עלולה לגזול זמן רב מדי, תוכלו לפנות ל
חברת סריקה מקצועית והיא תפתור את הבעיה במהירות וביעילות) ובכך תוכלו לוודא שאיכות התמונה לא תיפגם, התמונות יהיו זמינות, נגישות ומסודרות. המגדילים לעשות יוכלו אפילו לקחת את התמונות הישנות שכבר הפכו ללא ברורות לגרפיקאי מומחה שיעבד את התמונה ויוסיף את הצבעים החסרים (חלק מחברות הסריקה מציעות שירותים מעין אלו כחלק מחבילת השירות) , אלו מכם המתמצאים בתוכנות גרפיות יוכלו אפילו לעשות זאת בביתם בעצמם.
עכשיו כל מה שנשאר הוא לשבץ את התמונות במצגת מרגשת לכבוד יום ההולדת לסבא, או לתת לו במתנה ליום ההולדת מסגרת דיגיטלית עם התמונות של כל האנשים האהובים שיוכל לצפות בהם תמיד, עם לסבא יש פייסבוק פשוט עשו להם Share והוא בוודאי יעניק להן Like.
2. כדי להבטיח שהמידע החשוב לכם יישמר בצורה הטובה ביותר.
המליצו לכם לפני נסיעה לחו"ל לסרוק את תעודת הזהות ואת הדרכון למקרה שאלו יאבדו או יגנבו ? אמצו את ההמלצה - יש מסמכים שאתם פשוט חייבים לשמור עליהם, בין אם אלו מסמכים אישיים כמו תעודות זהות, דרכונים תעודות נישואין, תעודות לידה, תעודות פטירה, תעודות גירושין, צוואות וכדומה, ובין אם אלו מסמכים עסקיים כמו מסמכי הקמה, איחוד ופירוק של חברה, הסכמי שותפויות, תקנון חברה, הצהרה של בעלי מניות ראשונים, הצהרה של דירקטורים ראשונים, ייפוי כוח לעוה"ד שרושמים את החברה ועוד.
לשמור על נייר היא לא משימה פשוטה כלל: נייר הוא חומר שנקרע ונשרף בקלות, מתקפל ומתקמט , לא נדיר שנשפוך עליו מים בטעות (או קפה- לכמה מאיתנו זה לא קרה?!) ולהרוס את הנייר ולמרוח את הדיו. לצערנו, אין בידינו פתרון לבעיות הללו- נייר היה ותמיד יהיה חומר אשר מתכלה יחסית מהר- אבל למזלכם, תמיד תוכלו לשמור עותק דיגיטלי של המסמכים החשובים לכם במחשב, כמובן שתוכלו לבצע את זה בעזרת סריקת המסמכים. מאחר ולעתים כמות הדפים שבמסמכים הללו היא בסדר גודל של כל שבעת ספרי הארי פוטר, אנחנו ממליצים לפנות ל
חברות מקצועיות המתמחות בסריקה .
מקרה שקרה ביוני 2012 מהווה דוגמה עגומה ומוחשית למה כדאי לסרוק מסמכים חשובים: בארכיון משרד הבריאות נשרפו והוכחדו 50 אלף תיקים של רופאים ומתמחים והתברר שאין עותקים ממוחשבים לתיקים הללו, הדבר הוביל להפסקת עבודתם של עשרות רופאים בבתי חולים והוצאתם לחופשה כפויה על חשבונם (סיקור מלא ב- YNET :
http://www.ynet.co.il/articles/0,7340,L-4239059,00.html ). לו היה קורה דבר דומה בחברה שלכם (וזה אינו תרחיש דמיוני) ייתכן והייתם נאלצים להפסיק את פעילות החברה למשך זמן לא ידוע, דבר אשר היה פוגע בעובדי החברה, ברווחי החברה ואף במוניטין שלה, באופן בלתי הפיך. אני לא מנסה להפוך אתכם לפרנואידים חלילה, אלא מזכירה שיש לנהוג באחריות ולסרוק את המסמכים הללו.
3. כדי להתנהל מול הלקוחות בצורה יעילה יותר.
חשבוניות, קבלות, אישורי הצעות מחיר, תעודות משלוח, הזמנות ועוד הן רק חלק מהמסמכים שאנו נתקלים בהם מדי יום. כדי שעסק יפעל באופן תקין, יעיל ורווחי, הכרחי לעקוב אחרי המסמכים הללו ולתת לכל אחד מהם את היחס ההולם (ואם אתם לא מאמינים לי, תוכלו לגשת להנהלת החשבונות בחברה ולבחון את השולחן העמוס של מנהלת החשבונות בעצמכם, ולתת את רשמיכם). זוכרים את השרפה במשרד הבריאות? זה תקף גם פה- אם המסמכים הללו יאבדו או ייפגמו, התנהלות החברה למול הלקוח תהיה מביכה ובלתי ראויה ובמצבים מסיימים עלול הקשר בין החברה ללקוח להיפגע באופן מהותי. לכן, מומלץ מבעוד מועד להצטייד בסורק ו/או במערכת ניהול מסמכים שתשמור את כל המידע.
ישנם סוגים שונים של מערכות כאלה, שתוכלו לרכוש בעלות לא יקרה. בעזרת מערכת ניהול מסמכים או ארכיב דיגיטלי תוכלו לסרוק את כל הקבלות, התעודות והחשבוניות השונות. כמו כן תוכלו ליצור
אינטגרציה עם מערכת הנהלת החשבונות או ה ERP
שלכם בארגון (כגון חשבשבת, סאפ, פריוריטי וכדומה) כך שכל מסמך שייסרק יופנה למקום המתאים לו בארגון, ויטופל בהתאם. גם אתם תהיו מרוצים מהסדר והארגון וגם הלקוח יהיה מרוצה מהיעילות והמהירות בה אתם מטפלים בפניותיו השונות.
4. כי ערימות הניירת בבית ובמשרד עוברות את גבול הטעם הטוב.
אחת לכמה זמן אני נזכרת שיש לי ה-מ-ו-ן חשבוניות וקבלות שחלקן כבר קיבלו טיפול, וחלקן נשכחו אי שם בהיסטוריה... רגע, אמרתי "נזכרת"? סליחה, התכוונתי ל"נתקלת"! כן, כן, זו לא טעות, מרוב חשבוניות (החל מתשלום על הסלולרי ופירוט תשלומי אשראי וכלה בחוזי שכירות ותעודות אחריות על מוצרי חשמל) כבר לא רואים את הבית! שקים על שקים של ניירת אינסופית (וגם זה בהנחה שאת המעטפה שבה הגיעה הניירת כבר זרקתי). הפתרון פשוט: מיד לסורק! אתם רוצים לדעת למה? כדי שהשולחן בסלון ישמש למטרתו המקורית: קפה/ קריאת עיתון/ או כל שימוש אחר מלבד ארכיון מאולתר לערימת ניירת. כנ"ל גם לגבי המשרד: מן הראוי שיהיה נקי ומסודר תמיד (ולא רק כשמגיע לקוח או כשיש פגישה חשובה).
5. כי אנחנו אוהבים את כדור הארץ!
עכשיו שכל אחד יעשה חשבון וינסה לספור כמה דפים צרך בשבוע האחרון - מחשבוניות ששלחתם וקיבלתם אליו ועד דפי טיוטה לסיכום הישיבה וכן, גם מעטפות ואת הקרטון שחבילות הנייר הגיעו בו תכללו בחישוב.
עכשיו תנסו לחשוב כמה דפים היו נחסכים אם החשבוניות היו מועברות במייל, אם תעודות המשלוח היו דיגיטליות, ואת סיכום הישיבה הייתם עורכים במחשב הנייד... ואז, לא רק שהייתם חוסכים בנייר (ומצילים בדרך כמה עצים שנותנים לנו חמצן) הייתם מייצרים לעצמכם סביבת עבודה נוחה ואפקטיבית יותר וזה בפני עצמו שווה המון!
וחבר'ה, אני יודעת שחפרתי על זה כבר המון אבל, אם תסרקו את כל הניירת תוכלו להעביר אותה (או לפחות חלקים ממנה לבחירתכם) למחזור אשר יכניס את הנייר לשימוש חוזר בדרכים שונות... It's a win win situation- כולם יצאו מרוויחים!

אודות Doc.Tor Tomax

חברת Tomax הינה החברה המובילה בישראל בתחום הסריקה וניהול מסמכים. החברה מספקת ללקוחותיה מגוון רחב של פתרונות לסריקה וניהול מסמכים תוך ביצוע אינטגרציה בין האמצעים הטכנולוגים הקיימים בשוק ושימת דגש על מתן שירות אמין ומהיר.

Doc.Tor Tomax

התחבר לשליחת תגובה

לא פורסמו עדיין תגובות למאמר זה

RSS | הנחיות כתיבה | שאלות נפוצות | מאמרים מובילים | מאמרים אחרונים | הכותבים המובילים | צור קשר