ניהול מסמכים - אפשר לנהל מסמכים גם בבית? | Publisher
מאמרים ותוכן איכותי להפצה חופשית ברשת

שלום, אורח

זכור אותי

שחזור סיסמא

קטגוריות


ניהול מסמכים - אפשר לנהל מסמכים גם בבית?

פורסם בתאריך 02/22/2012 ע"י יוחאי ר בקטגוריה אינטרנט ומחשבים | צפיות: 685 | התחבר לדירוג המאמר

תגיות המאמר: ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, ארכיב, ארכיב דיגיטלי, ארכיבים, ארכיון, ארכיון גנזים, סריקת ספרים, ארכיון ממוחשב, ארכיון מפות, ארכיון צילומים, ארכיונים, גנזים, גנזך, גניזה, דיגיטציה, חברות ארכיב, חברת ארכיב, מסמכים דיגיטליים, משרד ללא נייר, סריקה

 פתרונות ניהול מסמכים קיימים כיום הן עבור ארגונים גדולים והן עבור משרדים קטנים. הם נפוצים היום יותר ויותר ורוב המשתמשים בהם מודים שהשימוש במערכת ארכיון דיגיטלי שיפרה את איכות העבודה וייעלה אותה בצורה דרמטית.

כשארגון עובד בשיטת הארכיון הדיגיטלי, הוא מנהל את המסמכים ההיסטוריים (לאחר שביצע סריקת מסמכים ושילב אותם כקבצים דיגיטליים בתוך המערכת) ואת המסמכים החדשים שלו המיוצרים באופן דיגיטלי, באופן מושכל במחשב.

נוחות השימוש במערכת והמהירות שבה מסמכי נייר שהיו מאוחסנים בקלסרים נהיו נגישים ושמישים הופכים את הפיתרון לכלכלי ויעיל למשרד ולארגון. אך מה קורה במגזר הביתי, אצלנו?

בדרך כלל אתם מקבלים בדואר חשבוניות וחיובים חודשיים מהספקים שלכם. החשבוניות הללו נשלחות אליכם כדף נייר אותו אתם שומרים בקלסר הביתי בו מרוכזים כל החשבונות. בדרך כלל אתם גם בודקים ומוודאים שהערכים בחשבונות תואמים את הצריכה שביצעתם מאותו ספק. הכול טוב ויפה עד לרגע בו אתם מחפשים חשבונית מסוימת ולא מוצאים אותה.

תיבת הדואר שלנו מאכלסת חשבוניות, קבלות, חיובים חודשיים, הודעות תשלום ומידע רב ערך אחר. כל זאת לצד ניירת פרסומית מיותרת הסותמת את התיבה. האם לא כדאי לחסוך בנייר ולקבל את הדואר החשוב הזה ישירות אלינו למחשב, כך שכשנרצה לאתר חשבון כלשהו נוכל לעשות זאת בלחיצת כפתור?

כפי שרשות הדואר מפעילה את השירות המאפשר לנו לקבל מכתבים מגופים מסוימים בפורמט דיגיטלי ישירות לתיבת המייל שלנו (בנקים, חברות כרטיסי אשראי, סלולר ותקשורת), אנחנו יכולים להרחיב זאת גם מול ספקי שירות אחרים השולחים אלינו חיובים בדואר (מסמכי נייר) ולבקש לקבל אותם למייל שלנו, כדי שנוכל לשמור אותם בתיבת הדואר האלקטרוני, ובהמשך לשלב אותם במערכת ניהול מסמכים.

ישנם גופים שאינם עובדים עדיין במתכונת הדיגיטלית כגון: רשות השידור, הרשות המקומית, בתי ספר , משרד התחבורה, משרד הרישוי, חברות ביטוח וכדומה. גופים אלה שולחים עדיין מסמכים פיזיים לבתי הלקוחות מתוקף החוק.

אם איננו זקוקים לחשבונות הללו בפורמט של נייר (לאלה שמנהלים עסק ביתי קטן), כדאי לפנות לספקים שלנו (בנק, חברת סלולר, חברת אשראי וכדומה) ולבקש שישלחו את החיוב / חשבונית / קבלה / הודעה כקובץ דיגיטלי באמצעות הדואר האלקטרוני.

לאחר שתתחילו לקבל דואר בפורמט דיגיטלי עליכם לנהל כיצד אותו באמצעות תוכנה מתאימה כדי שתוכלו לאתר כל מכתב שתרצו תוך שניות במחשב. כיום קיימות תוכנות ניהול מסמכים חינם באינטרנט עבור המשתמשים הביתיים. חיפוש קצר בגוגל יעזור לכם למצוא תוכנה מתאימה עבורכם.

המאמר נכתב ע"י מנהל האתר דוקיומנטס.
ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שרותי סריקה, ארכיון דיגיטלי
www.documents.co.il

אודות יוחאי ר

דוקיומנטס - ניהול מסמכים, סריקת מסמכים, שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי http://www.documents.co.il סקאנבוק - שירותי סריקה, ארכיון דיגיטלי, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיונים. http://www.scanbook.co.il Rent A Scanner – סורקים להשכרה, השכרת סורקי מסמכים מקצועיים לסריקת ארכיון מסמכים. http://rentascanner.co.il מסמכים - אתר אינפורמטיבי לניהול מסמכים, סריקת מסמכים, ארכיון אלקטרוני, סריקת מסמכים. http://mismachim.co.il טל: 054-5880060

יוחאי ר

RSS | הנחיות כתיבה | שאלות נפוצות | מאמרים מובילים | מאמרים אחרונים | הכותבים המובילים | צור קשר