שלום, אורח
- כניסה
- הרשם
קטגוריות
- אומנות
- אינטרנט ומחשבים
- אקטואליה
- בית
- בריאות וכושר
- דת ואמונה
- חוק ומשפט
- חינוך ולימודים
- יחסים ומשפחה
- ילדים
- כללי
- מדע וטכנולוגיה
- מוזיקה
- נדל"ן ובניה
- ספורט
- עסקים וכלכלה
- רוחניות
- רכב
- שיפור עצמי
- שירותים עסקיים
- תרבות הפנאי
סריקת מסמכים - גם לעסקים קטנים וגם לחברות גדולות
פורסם בתאריך 05/05/2011 ע"י רועי אפרת בקטגוריה עסקים וכלכלה | צפיות: 876 | התחבר לדירוג המאמר
בעולם כה מתפתח, מתועש ומודרני היה זה רק עניין של זמן עד גילויה של שיטת סריקת מסמכים ותרומתה הרבה. כמו עם הטלפונים הניידים והאופן בו המצאות ותמורות טכנולוגיות משנות ומייעלות את חיינו, עד כי אנו שוכחים מה היינו עושים בעבר לולא המצאתם, כך גם עם סריקת מסמכים. נסו להיזכר, כיצד היינו מתנהלים בעבר בעולם ללא טלפונים ניידים וראו כמה קשה המשימה. תחושה דומה עשויה להתעורר אצלכם בשעה שתתוודעו לטכניקת סריקת מסמכים. אחרי זה כבר לא תוכלו ולא תרצו לסגת אחורה.
הרווחים הרבים של סריקת מסמכים
כיום, נראה כי ישנה מגמה שהולכת וצוברת תאוצה בכל הנוגע לתחום המחשוב. חברות, עסקים ואנשים פרטיים זונחים את העיסוק בניירת אינסופית מסיבות רבות ושונות. סריקת מסמכים היא אופציה נהדרת לאלה המכירים בחשיבות קיומם, אך לא מעוניינים בחסרונות שהם מייצרים. סריקת מסמכים מאפשרת הרבה יותר ממה שנהוג לחשוב. ראשית, מדובר בשטח אחסון, שאם עד כה תפס מקום זה או אחר במשרד, הוא יפונה במהרה למחשב, שם נוכחותו כמעט ואינה מורגשת. סריקת מסמכים, בדומה לקלסרים המוכרים מאפשרת אחסון מידע בתיקיות לפי חלוקה יזומה לקטגוריות, שמות מפתח ושאר הגדרות התואמים את רצונותיכם.
סריקת מסמכים וייעול תהליכים
מעבר ליתרון הבולט במיקום ואחסון, נראה כי אולי יתרונה הגדול ביותר של סריקת מסמכים היא בייעול שיטת העבודה. לא עוד פתיחת קלסרים עמוסים וכבדים. לא עוד נבירה חוזרת ונשנית בניסיון נואש לאתר מסמך אבוד. לא עוד דפים מתבלים המאיימים להיקרע. סריקת מסמכים לא מאפשרת רק את סריקתם, כי אם גם חיפוש של מילים מבוקשות ספציפיות שיעזרו לכם לאתר כל מסמך שרק תרצו ובמהירות. את זאת תוכלו לעשות בקלות רבה יחסית הודות לתוכנות מיוחדות לסריקת מסמכים שיאיצו את תהליך העבודה שלכם.סריקת מסמכים מאפשרת את ייעול תהליך העבודה גם בכיוון נוסף. הביטוי "משרד ללא נייר" הינו ביטוי שגור וידוע כיום ולכיוון זה שואפות חברות רבות הן מבחינת חיסכון במשאבים והן מבחינת ייעול העבודה. בעידן בו רבים המשתמשים בתיבת דואר אלקטרוני לשליחת קבצים ולהעברת מידע, חישבו כמה קל ונוח יהיה לגשת בלחיצת כפתור למסמך הרצוי ולשלוח אותו לכל כתובת דואר בה תחפצו. סריקת מסמכים בדרך זו גם מזרזת הליכים שבזמן אחר היו גוזלים זמן רב יותר וגם לא מייצרת אשפה מיותרת ושומרת על הסביבה.
סריקת מסמכים שווה חיסכון בכספים
מקום ואחסון, עבודה מהירה ויעילה ושמירה על הסביבה כבר מנינו. אלו עוד יתרונות טומנת בחובה סריקת מסמכים? ברור וידוע, כי חלק לא מבוטל של ההוצאות הכספיות קשור לציוד המשרדי השוטף הנחוץ. קניית קלסרים, מהדקים, סיכות, אטבים, שמרדפים ודפים הם רק חלק מהציוד המתבקש וקנייתם של אלה יופחתו באופן ניכר בעזרת סריקת מסמכים. עניין נוסף שכדאי לציין הוא דיסקרטיות ושמירה על פרטיות.ישנן חברות גדולות המסתייעות בשירותי סריקת מסמכים סודיים מאוד, כאשר נותן השירות במקרה זה מגיע עד הלקוח עצמו ומתפעל את הסריקה בליווי הלקוח. לאור על האמור לעיל, נראה כי סריקת מסמכים היא דרך קלה, יעילה, נוחה וחסכונית שתשדרג את ההתנהלות היומיומית במשרד, בביתכם או בכל מקום אחר בו תוכלו ליהנות מיתרונותיה הרבים.
אודות רועי אפרת
חברת SEO NETO מתמחה בעולם קידום אתרים בגוגל על ידי אופטימיזציה של אתרי אינטרנט באמצעות תוכן באתר אינטרנט ומחוצה לו ובשימוש טכניקות קידום אתרים ברמה מקצועית ותוך כדי שילוב בניית קישורים חזקים לאתר על מנת לחזק את המוניטין שלו מול מנועי חיפוש
התחבר לשליחת תגובה
לא פורסמו עדיין תגובות למאמר זה